Podróże służbowe: jak uprościć procedury?

Podróże służbowe są jednym z głównych nieprodukcyjnych wydatków firmy. Te podróże służbowe mają znaczący wpływ na zarządzanie i obciążenie pracą zarówno kierownika ds. podróży służbowych, jak i dyrektora ds. zakupów lub finansów, a także pracownika, który często podróżuje służbowo. Z tego powodu optymalizacja zarządzania podróżami służbowymi stanowi poważne wyzwanie dla wszystkich firm, niezależnie od ich wielkości. Przyjrzyjmy się kilku rozwiązaniom, które mogą ułatwić podróże służbowe.

Korzystanie z karty paliwowej.

Jeśli podróżujesz regularnie lub okazjonalnie w związku z pracą, Twój pracodawca jest zobowiązany do zwrotu poniesionych kosztów. Aby to zrobić, należy przestrzegać kilku dość żmudnych i czasochłonnych procedur. W szczególności będziesz musiał sporządzać wnioski o zwrot kosztów, na podstawie których firma będzie dokonywać zwrotu kosztów. Należy również zachować dokumenty potwierdzające, takie jak faktury i rachunki, aby móc ubiegać się o należną kwotę.

Oszczędność czasu dzięki karcie paliwowej.

Karta paliwowa została wprowadzona po to, aby oszczędzić Ci tych wszystkich kłopotów. Jest to karta bankowa typu pre-paid lub postpaid, która umożliwia pracownikom ponoszenie wydatków na paliwo lub inne cele związane z transportem (parkowanie, mycie, koszty utrzymania, itp.) bez konieczności składania wniosków o zwrot kosztów. Karta paliwowa ma wiele zalet dla pracownika, zwłaszcza jeśli chodzi o zarządzanie podróżami i śledzenie wydatków. Dzięki karcie paliwowej pracownik nie musi już płacić zaliczki na poczet kosztów podróży.

Karta paliwowa jest często połączona z miejscem do śledzenia online, które umożliwia menedżerom firmy monitorowanie w czasie rzeczywistym wydatków służbowych ponoszonych przez jej pracowników. Jest on bardzo prosty w użyciu, ponieważ dotyczy tylko pracownika, jeśli korzysta on z samochodu służbowego, lub pojazdu, jeśli korzysta on z samochodu firmowego.

Karta paliwowa jest na nazwisko firmy i może być obsługiwana za pomocą kodu lub po prostu za pomocą terminala płatniczego. Dla lepszego śledzenia, pracownik może zostać poproszony o wprowadzenie numeru identyfikacyjnego pojazdu, którym się porusza oraz przebiegu podczas korzystania z karty. Istnieją również karty ładowania dla pojazdów elektrycznych lub hybrydowych.

Wybór karty paliwowej ułatwiającej śledzenie wydatków.

Dla firmy, udostępnienie pracownikom karty paliwowej może pomóc w zarządzaniu wydatkami i ułatwić pracę account managerów. Dzięki karcie paliwowej nie ma potrzeby zarządzania i sprawdzania raportów wydatków. Ponadto, łatwiej jest śledzić wydatki pracowników za pośrednictwem obszaru śledzenia online. Ponadto, masz kilka opcji, aby lepiej kontrolować wykorzystanie karty. Na przykład, można ograniczyć korzystanie z karty do określonych dni tygodnia, zdefiniować maksymalną kwotę transakcji dziennych, tygodniowych lub miesięcznych, zdefiniować określony obszar geograficzny, na którym pracownik może korzystać z karty i wiele innych funkcji. Ponadto, korzystanie z karty paliwowej jest dla pracownika mniej frustrujące niż konieczność zaliczkowania wydatków, których zwrot może być opóźniony, przechowywania rachunków, sporządzania raportów wydatków itp.

Automatyzacja raportów wydatków.

O ile karty paliwowe najlepiej sprawdzają się w firmach dysponujących dużą flotą pojazdów i wymagających od pracowników regularnych podróży służbowych, o tyle mogą nie być odpowiednim rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw, w których podróże służbowe są rzadkie. Niemniej jednak, firmy i pracownicy mogą korzystać z narzędzi do automatycznego zarządzania wydatkami, aby ułatwić sobie podróże służbowe. Słabe zarządzanie wydatkami może być kosztowne dla firmy. Z drugiej strony, może to być również niekorzystne dla pracownika, np. w przypadku zagubienia paragonów.